DMS – Dokumentumkezelő rendszerek fejlesztése

DMS – Document Management System

Mi az a DMS?

A dokumentumkezelés, amelyet gyakran dokumentumkezelő rendszereknek (DMS) is neveznek, egy szoftver, melyet az egyedi elektronikus dokumentumok és a beszkennelt papír alapú információk elektronikus másolatainak tárolására, kezelésére és nyomon követésére használnak. A rendszer ezeket a dokumentumokat kezeli és tárolja egy saját szerveren, mindezt titkosítva.

Miben segít a DMS?

A dokumentumkezelésnek köszönhetően közvetlenül hozzáférhetünk a szükséges információkhoz, amelyek egy központi helyen vannak tárolva, sőt egyszerre több felhasználó számára is lehetővé teszi, hogy egyidejűleg elérje ugyanazokat a naprakész dokumentumokat. Emellett megszünteti a fizikai tárolás szükségességét, ami csökkenti a költségeket és az iratszekrényeken való kereséssel töltött időt.

Miért fontos a dokumentumkezelő rendszer fejlesztés?

Ügyfélkezelés

Egy CRM szoftver rendszerezi az összes ügyfélkapcsolathoz kötődő adatot egyetlen helyre, ezáltal biztosítja azt, hogy a teljes csapatunk számára bárhonnan, bármikor és bármilyen eszközről elérhető lesz minden adat. Az adatok különböző forrásokból is beimportálhatóak az alkalmazásba, így lehetőségünk van összekötni a rendszert levelező programjainkkal, telefonunkkal, de akár weboldalról/hírlevél kampányból érkező érdeklődők adatai is feldolgozhatók benne.

Egy ügyfélkapcsolat kezelési rendszert alkalmazva könnyedén nyomon követhetjük, hogy milyen kommunikáció zajlott eddig az ügyféllel és milyen feladatokat kell még elvégeznünk. Ezt idővonalas megjelenítésben tekinthetjük meg a szoftverben, ami átláthatóvá teszi, hogy melyik feladatért ki a felelős és megkönnyíti a tennivalók átadását is (például, ha egyik csapattagunk szabadságon van).

Emellett minden feladatról értesítést kapunk, így biztosan nem fogunk megfeledkezni egy ügyfélről vagy feladatról, és nem csúszunk meg a kommunikációval sem.

Esettanulmány, példa

Egy kutyákat értékesítő cég számára vezettünk be dokumentum iktató rendszert. Számukra korábban nem volt elérhető megoldás a dokumentumok iktatása, hiszen speciális, légi szállítóleveleket kellett kezelniük. Így fejlesztettünk számukra egy olyan egyedi rendszert, mely képes megkülönbözteti a különböző szállítólevél típusokat, és a folyamatokat megfelelően kezelve jelzi, hogy mely projekthez mely típusú dokumentum hiányzik még.

DMS rendszerek funkciói

Dokumentumkezelő rendszerek használata lényegesen leegyszerűsíti, felgyorsítja a dokumentumok tömeges kezelését, ami saját szerveren történik és tökéletesen biztonságos, hiszen a legfejlettebb titkosítási technológiák alkalmazásával gondoskodunk az adatok védelméről.

Lényeges, hogy egy jól működő DMS nem egy már elkészült rendszer, hanem egy teljesen egyedi, testreszabott alkalmazás, hiszen rendkívül fontos, hogy teljes mértékben kiszolgálja egy vállalat sajátos igényeit, szükséges funkcióit.

Egyedi tömeges dokumentumok kezelése

A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy átláthatóan és rugalmasan tudjuk nyilvántartani iratainkat. A papír alapú anyagokat a DMS-ben egyből digitalizálva rögzíthetjük, a digitális anyagokat pedig szinte bármilyen felületről átemelhetjük rendszerünkbe, hogy minden kezelhetően, egy helyen legyen tárolva. Egyedi és tömeges iktatással automatikusan rögzíthetjük őket a szoftver adatbázisában, ahol később bármikor, bárhol és bármilyen eszközről pillanatok alatt fellelhetjük őket keresést vagy különféle szűrőket alkalmazva.

A dokumentumok életútja teljes mértékben visszakövethetővé válik a szoftverben: mindig pontos, naprakész információt kapunk arról, hogy az adott irat milyen státuszban van, kinél fordult már meg, lett-e módosítva, mi a legfrissebb verzió.

DMS-t használva lehetőségünk van a feladatok nyomon követésére is. Határidővel ellátott tennivalókat oszthatunk ki munkatársainknak, melyről automatikus értesítőt kapnak, ezáltal senki sem fog lemaradni egyetlen kötelességéről sem.

Titkosítás

Nem szükséges az adatok továbbításával bajlódnunk, hiszen a távoli elérésnek köszönhetően a jelszóval védett felületen akárhonnan elérhetjük dokumentumaink adatbázisát. Munkatársainkat különféle jogosultsággal ruházhatjuk fel, így minden személy csak az illetékes funkciókhoz és adatokhoz fér hozzá a szoftverben. A rendszerben történt aktivitásokat egy megváltoztathatatlan eseménynapló rögzíti, ahol pontosan láthatjuk, hogy ki, mit és mikor csinált.

Speciális iratok kezelése

Nagyon sok esetben speciális iratokat is tudnunk kell tárolni, valamint kezelni (például egy reptéri kutyaszállítás nyilvántartó, ahogy az az esettanulmányban volt olvasható), ezért rendkívül fontos, hogy a DMS egyéni legyen, cégünk igényeire legyen szabva, ezáltal a sajátos paraméterekkel rendelkező dokumentumok is kezelhetőek legyenek az alkalmazással.

OCR

A modern technológiának köszönhetően ma már elérhetőek olyan szolgáltatások, melynek segítségével papír alapú szövegek tömegesen átalakíthatóak és beolvashatóak elektronikus szövegekké. Az OCR, vagyis Optical Character Recognition egy olyan szolgáltatás, melynek segítségével egy beszkennelt dokumentumból kiolvashatjuk a szöveget, és feldolgozhatóvá, rendszerezhetővé tehetjük.

Például egy papír alapú számla beszkennelésével megtudhatjuk annak pontos végösszegét, anélkül, hogy emberi beavatkozás történne. Az OCR így egy előremutató kiegészítése lehet a dokumentumkezelő rendszereknek.

Gyakran Ismételt Kérdések

Iratkozzon fel a hírlevelünkre!

Iratkozzon fel a hírlevelünkre, hogy elsőként értesülhessen legújabb projektjeinkről és technológiai újdonságainkról.

További ajánlott termékeink